Spese di rappresentanza: un quadro completo

Le spese di rappresentanza sono un tema importante sia per i professionisti che per le imprese, in quanto la loro corretta gestione consente di beneficiare di deduzioni fiscali, ma richiede il rispetto di specifici requisiti e limiti stabiliti dalla normativa. In questo articolo analizzeremo nel dettaglio le regole da seguire per dedurre in modo ottimale tali spese.

Cosa sono le spese di rappresentanza

Secondo quanto stabilito dall’art. 108, comma 2 del TUIR e dal DM 19/11/2008, si considerano spese di rappresentanza quelle sostenute per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni. Tali spese, per essere deducibili, devono rispondere a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare benefici economici per l’impresa, anche solo potenzialmente, oppure essere coerenti con le pratiche commerciali del settore.

Esempi di spese di rappresentanza

Rientrano in questa categoria, in particolare:

• Spese per viaggi turistici con attività promozionali significative dei beni/servizi prodotti
• Spese per feste, ricevimenti ed eventi di intrattenimento per ricorrenze aziendali o festività
• Spese per feste ed eventi per inaugurazioni di nuove sedi o uffici
• Spese per feste ed eventi organizzati in occasione di fiere e mostre in cui sono esposti i beni/servizi dell’impresa
• Ogni altra spesa per omaggi o erogazioni gratuite, inclusi contributi per convegni e seminari, che risponda ai criteri di inerenza

Requisito di inerenza

Per poter dedurre le spese di rappresentanza, è fondamentale che sia rispettato il requisito di inerenza all’attività dell’impresa o del professionista. Ciò significa che tali spese devono essere:

• Effettivamente sostenute e documentate
• Destinate a finalità promozionali o di pubbliche relazioni
• Ragionevoli in funzione dell’obiettivo di generare benefici economici, anche solo potenziali
• Coerenti con le pratiche commerciali del settore

L’onere di dimostrare il requisito di inerenza spetta al contribuente in caso di verifica da parte dell’amministrazione finanziaria.

Limiti di deducibilità

Le spese di rappresentanza devono essere dedotte nel periodo d’imposta di sostenimento, nel rispetto di specifici limiti quantitativi commisurati all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa o dei compensi percepiti dal professionista.

Imprese

Per le imprese, il limite di deducibilità delle spese di rappresentanza è pari:

• all’1,3% dei ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro
• allo 0,5% per la parte di ricavi eccedente i 10 milioni e fino a 50 milioni
• allo 0,1% per la parte eccedente i 50 milioni

La parte di spese eccedente tali limiti è indeducibile e va ripresa a tassazione con una variazione in aumento in dichiarazione dei redditi.

Professionisti

Per i professionisti, invece, le spese di rappresentanza sono deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.

Imprese di nuova costituzione

Le imprese neo-costituite, che sostengono spese di rappresentanza in periodi d’imposta anteriori a quello in cui conseguono i primi ricavi, possono dedurle nel periodo di realizzo dei primi ricavi e in quello successivo, se e nella misura in cui le spese sostenute siano state inferiori al plafond di deducibilità.

Omaggi di valore unitario non superiore a 50 euro

Le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 euro sono deducibili nell’esercizio per il loro intero ammontare e non rientrano nel computo del limite di deducibilità. Gli omaggi composti di più beni sono considerati come un unico bene il cui valore deve essere determinato in base al costo complessivo.

Spese escluse dal novero delle spese di rappresentanza

Non costituiscono spese di rappresentanza, e quindi sono deducibili senza i limiti percentuali visti sopra:

Spese per ospitalità clienti

Le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per clienti, anche solo potenziali:

• in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i prodotti dell’impresa
• in occasione di visite presso sedi o stabilimenti

Tali spese sono deducibili a condizione che siano:

• Analiticamente documentate, con l’indicazione delle generalità dei soggetti ospitati, durata e luogo dell’evento, natura dei costi
• Sostenute effettivamente per clienti reali o potenziali
• Correlate alla loro partecipazione all’evento promozionale
  La deducibilità è integrale, fatta salva l’applicazione del limite del 75% per le spese alberghiere e di ristorazione.

Spese degli imprenditori individuali

Le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente dall’imprenditore individuale per partecipare a eventi espositivi dei propri beni/servizi sono integralmente deducibili.

Spese di tipo “commerciale”

Le spese sostenute per l’organizzazione di fiere ed eventi, come affitto e allestimento stand o trasporto beni, sono deducibili secondo le regole ordinarie in quanto spese di tipo commerciale inerenti i ricavi.

Trattamento IVA delle spese di rappresentanza

In base all’art. 19-bis1 del DPR 633/72, non è detraibile l’IVA relativa alle spese di rappresentanza, così come definite ai fini delle imposte sui redditi, tranne quella sugli acquisti di beni di costo unitario non superiore a 50 euro. Se una spesa è qualificata di rappresentanza ai fini delle imposte dirette, l’IVA è sempre indetraibile, anche se la spesa è deducibile nel limite del plafond.

Obblighi documentali

Per beneficiare della deduzione delle spese di rappresentanza, è necessario rispettare specifici oneri documentali:

Spese di ospitalità dei clienti

La deducibilità integrale delle spese per ospitare i clienti (reali o potenziali) in occasione di eventi promozionali è subordinata alla tenuta di un’apposita documentazione da cui risultino:

• Generalità dei soggetti ospitati
• Durata e luogo dell’evento
• Natura dei costi sostenuti

Altre spese di rappresentanza

Per le spese di rappresentanza diverse da quelle di ospitalità, sotto il profilo documentale è sufficiente rispettare gli ordinari obblighi contabili. Tuttavia, in sede di verifica l’Agenzia delle Entrate può richiedere di fornire l’ammontare complessivo distinto per natura delle spese sostenute e l’ammontare dei ricavi/proventi. La richiesta può riguardare anche l’ammontare delle spese per omaggi di valore unitario fino a 50 euro e delle spese di ospitalità deducibili.

Considerazioni finali

La disciplina fiscale delle spese di rappresentanza è stata significativamente modificata, con l’obiettivo di semplificare la deduzione di costi che assolvono a finalità promozionali analoghe alla pubblicità. Ferma restando l’indeducibilità degli oneri privi del requisito di inerenza, oggi è possibile portare in deduzione tali spese nel periodo di sostenimento, nel rispetto dei nuovi limiti percentuali parametrati ai ricavi o compensi.

Restano naturalmente deducibili senza limitazioni le spese non qualificate come “di rappresentanza”, relative all’ospitalità dei clienti effettivi o potenziali in occasione di eventi espositivi e promozionali, a condizione che ne sia dimostrata la finalità commerciale e che siano analiticamente documentate.

È comunque sempre consigliabile predisporre un sistema di rilevazione contabile delle spese promozionali e di rappresentanza che consenta di individuare agevolmente le diverse categorie, al fine di determinarne correttamente il trattamento fiscale e di gestire in modo efficiente gli eventuali controlli documentali dell’amministrazione finanziaria.

Ogni articolo del blog ha finalità divulgativa, come tale le semplificazioni possono portare a imprecisioni tecniche, è consigliabile dunque approfondire i temi richiesti con una consulenza che puoi prenotare contattandoci.